La nube es lo de hoy, nos dicen que los negocios se mueven en la nube, que hay qué tener cuidado de que no hackeen nuestra nube, que nuestras fotos están en la nube. Y muchas veces, nos confunde tanto concepto y no sabemos qué es la nube, por qué la necesito y cuál es la mejor para mí y mi negocio.

Primero, definamos: Qué es la nube.

La nube es nuestro archivo de documentos que está alojado en un servidor, seguro y respaldado, de alguna compañía de Sillicon Valley. Cuando tienes tus archivos en la nube (tus documentos personales como tu pasaporte escaneado o los documentos de tu trabajo) no tienes qué preocuparte de que se borren de repente de tu computadora por un apagón de luz, que se te pierdan en una USB o que simplemente no puedas acceder a ellos porque los grabaste en un DVD, y el DVD se rayó.

¿Por qué necesitas una nube?

Porque no puedes depender de la suerte o de medios físicos para guardar tus documentos más importantes. Siempre deben de estar a la mano y completamente actualizados, para que puedas acceder a ellos desde cualquier parte del mundo.

Pongamos un ejemplo muy sencillo: Juana tiene una florería.

Como parte de sus actividades, ella tiene diferentes carpetas con archivos: uno, con las facturas de pagos que ha hecho en su empresa; otro, con las facturas que ha emitido a sus clientes; también tiene una carpeta con las fotos que toma todos los días a sus arreglos florales; otra carpeta con los pedidos de los clientes, y una más con ideas que va descargando de internet para aplicar a su negocio.

Esos documentos, Juana los tiene en un sistema de la nube. Cuando prende su computadora, va a una carpeta especial donde están esos archivos, agrega una foto y automáticamente se transmite a la nube. Cuando abre su documento de Excell para registrar una cuenta, al momento de cerrarlo ese documento se actualiza automáticamente en la nube.

Si sale de la oficina, y quiere mostrarle a un amigo alguno de sus arreglos florales, abre su teléfono y puede enseñarle las fotografías que ya se sincronizaron en la nube. Cuando llega a su casa, no necesita llevarse su computadora para seguir trabajando, puede abrir un iPad y abrir los documentos sincronizados en la nube, y agregar una factura de un gasto que haya realizado.

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Si por alguna razón Juana sufre un robo en su florería y se llevan su laptop, sus archivos están perfectamente respaldados y sólo tiene qué preocuparse por la pérdida material, pero no por todos los archivos que dan forma a su negocio actualmente porque, recordemos, todos los negocios hoy en día son, en gran medida, digitales.

¿Qué tan caro es? Los precios de la nube de hoy en día son muy económicos.

Si Juana tiene una Mac y un iPhone, entonces le puede convenir tener una nube en iCloud, el sistema de Apple. El costo por 50 GB, una cantidad considerable que le puede servir perfectamente, pagaría 17 MXN mensuales. 204 pesos al año.

Si, en cambio, Juana tiene un teléfono Android y también tiene una Mac o una PC, quizás le convenga más Google Drive, que por 34 MXN mensuales le da 100 GB, también una cantidad considerable. Pagaría 408 pesos al año.

Finalmente, existen opciones más completas. Juana quizás tiene una PC, y le gusta usar Office, con Outlook y Excell. Por 129 MXN mensuales puede tener una cuenta de OneDrive, que le incluye las licencias de Word, Excell, Powerpoint, entre muchas otras, como parte de su plan -ya no tendría qué pagar licencias individuales-. Son 1,548 pesos al año, y le incluyen 1TB, o sea más de 1000 GB, de espacio en su nube.

Una buena USB hoy en día cuesta entre 200 y 300 pesos. Es aproximadamente el precio que se pagaría por los sistemas en la nube, pero con la ventaja de que siempre estarán accesibles, seguros y fácil de ordenar en sistemas que se integran en los dispositivos que ya forman parte de nuestra vida diaria.

Además, son gastos diarios por los que se puede pedir factura y deducirlos como parte de las actividades de tu empresa. ¡No tengas miedo! Conoce los planes que ofrecen las diferentes compañías de datos en la nube y aplícalos en tu flujo de trabajo diario en tu negocio. ¡No te arrepentirás por los resultados!